Allgemeine Informationen zur Masterbewerbung

Masterbewerbungen über das zentrale Websystem

Im Rahmen unseres Fakultäts-Content-Management-Systems gibt es die Möglichkeit Masterbewerbungsprozesse abzuwickeln. Diese Prozessdokumentation zeigt, welche Schritte dafür notwendig sind und wie im Rahmen einer Masterbewerbung mit dem System gearbeitet werden soll.

Als Zusammenfassung:

  1. Die Bewerbung wird speziell eingerichtet, nur der verantwortliche Mitarbeiter darf an die Daten
  2. Die Daten werden am Ende der Bewerbungsfrist aus dem System exportiert (Bewerberliste + hochgeladene Dateien)
  3. Danach werden die Daten aus dem System gelöscht

Übersicht über den Vorgang der Bewerbung

Im Rahmen einer Masterbewerbung füllen Studieninteressierte ein Web-Formular aus (Beispielformular). Diese Formulare weichen im Detail inhaltlich voneinander ab, da die einzelnen Bewerbungs- und Zulassungsordnungen spezifische Anforderungen für die Studiengänge vorsehen. Die Anpassung dieser Formulare an die konkreten Studiengänge übernimmt der Verfahrensmitarbeiter. Neben den im Formular konkret ausgewiesenen Formularfeldern, wird zusätzlich lediglich der Übermittlungszeitpunkt festgehalten. Bei den angegeben Daten werden zwei Arten unterschieden: zum einen textuelle Angaben im Bewerbungsformular und zusätzlich hochgeladenen Dateien.

Durch Abschicken des Antragsformulars erhalten der Studieninteressierte und der Verfahrensmitarbeiter eine Bestätigungsemail, die die textuellen Angaben und Dateinamen zusammenfasst. Die dann gezeigte Bestätigungsseite oder die E-Mail druckt und unterschreibt der Studieninteressierte dann und sendet diese postalisch mit evtl. weiteren notwendigen Unterlagen an den Verfahrensmitarbeiter.

Unverzüglich nach Ende des Bewerbungszeitraums lädt der Verfahrensmitarbeiter sowohl die Dateien, als auch die textuellen Angaben gesammelt (letztere als CSV bzw. Excel-Export) auf seinen Dienst-PC bzw. den üblichen Fileserver herunter. Nach dieser Sicherung werden die Daten durch den Verfahrensmitarbeiter aus dem Anmeldesystem gelöscht. Die Weiterverarbeitung der Anmeldedaten (Prüfung der Zulassung, Erstellung von Zulassungsbescheinigungen, etc.) erfolgt unabhängig von diesem Anmeldesystem auf dem Dienst-PC bzw. dem üblichen Fileserver.

Dementsprechend kann das Bewerbungsformular danach für den nächsten Bewerbungszeitraum genutzt werden.

Übersicht über die erstmalige Einrichtung des Bewerbungsformulars

Das erstmalige Einrichten des Bewerbungsformulars übernimmt das IT-Servicecenter anhand einer speziellen Anleitung für die Ersteinrichtung von Masterbewerbungsformularen.

Zunächst wird durch das IT-Servicecenter eine besondere Benutzergruppe im Backend des TYPO3-Systems für den Bewerbungsprozess angelegt. In der Regel sollte zu jedem Zeitpunkt exakt eine Person Mitglied der Gruppe sein, der sogenannte Verfahrensmitarbeiter. In der Regel wird das ein wissenschaftlicher Mitarbeiter sein, in der Regel derjenige, der die Fachstudienberatung übernimmt. In Ausnahmefällen kann eine zweite Person Mitglied der Gruppe sein, wenn bspw. aus Sicht der Prozessdurchführung eine Urlaubsvertretung Sinn macht. Auch. Auf keinen Fall kann eine studentische oder wissenschaftliche Hilfskraft Mitglied dieser Gruppe sein und auf keinen Fall darf pauschal ein ganzes Team Mitglied dieser Gruppe sein. 

Dann wird durch das IT-Servicecenter ein Beispielformular auf einer spezifischen Unterseite angelegt. Dabei wird ein besondere Ordner im Seitenbaum (der Navigation) angelegt, der das Antragsformular und die Datenbankeinträge (textuellen Angaben) enthält. Zusätzlich wird ein besonderer Ordner im Dateisystem angelegt, der keinen Zugriff über eine URL erlaubt ("htaccess-gesichert").

Sowohl bei diesem Ast des Seitenbaums, als auch bei dem Dateiordner wird durch das IT-Servicecenter sofort sichergestellt, dass normale Redakteure keinen Zugriff haben, jede Art der "Vererbung von Rechten" wird an dieser Stelle deaktiviert. Als normale Redakteure gelten solche, die redaktionelle Inhalte im Kontext des Webauftritts Pflegen. Der Verfahrensmitarbeiter darf zusätzlich normaler Redakteur sein.

Für die spätere Ablage auf dem Dienst-PC bzw. dem üblichen Fileserver gelten die Anforderungen an die Zugangsbeschränkung analog. Der Verfahrensmitarbeiter richtet diese Zugangsbeschränkung selbst ein, bzw. kontaktiert das IT-Servicecenter für Unterstützung dabei.

Achten Sie darauf, das Antragsformular nicht auf mehreren Seiten einzublenden (bspw. über die Funktionen "Referenzieren von Elementen", "Seiteninhalt einer anderen Seite anzeigen", "Mount-Point"). Das hat zwar keine Implikationen für die Sicherheitseinstellungen, kann aber zu Verwirrungen bei den Studieninteressierten führen. Sollte des Formular von mehreren Stellen aus verfügbar sein, nutzen Sie bitte Verlinkungen aus dem Text oder aus der Navigation zu einer zentralen Version.

Besonderer Datenschutz

Aufgrund des vorgenannten Prozesses wird nur den notwendigen Personen Zugang zu den Daten gewährt. Gleichzeitig werden die Daten bei Abschluss des Prozesses aus dem System entfernt, da Webserver grundsätzlich kein geeigneter Langzeit-Speicherort sind. Selbst wenn es den Bedarf gibt, die Dateien aus Rechtsgründen über den konkreten Bewerbungszeitraum hinaus zu speichern, so erfolgt dies dann auf dem Dienst-PC bzw. dem üblichen Fileserver. Weitere Details dazu finden sich in der Anleitung zur Nutzung durch den Prozessverantwortlichen.

Administratoren des Systems könnten sich prinzipiell Zugriff auf die Daten beschaffen, dürfen aber pauschal keinen Zugriff auf die Daten nehmen, außer in dem konkreten Fall, das der Verfahrensmitarbeiter ein Problem feststellt.

Das TYPO3-System schützt prinzipiell gegen versehentliche Löschung, indem es für gelöschte Datensätze für bis zu 90 Tage in einen Papierkorb vorhält. Gelöschte Dateien sind in aller Regel unwiderruflich gelöscht.

Dieser Webserver speichert grundsätzlich keine IP-Adressen von Besuchern, nicht einmal in anonymisierter Form.