Fragebögen und Formulare: Beantragen, Anlegen, Bearbeiten

Erstellung eines Fragebogens z.B. für Anmeldungen

Wie kann ich ein Formular erstellen?

Es besteht die Möglichkeit ihre Seite um ein Formular-Plugin (Powermail) zu erweitern. Dieses kann bspw. zur Durchführung von Anmeldungen für Workshops oder Messen eingesetzt werden. Im Backend ist eine individuelle Konfiguration und Anpassung an das jeweilige Szenario möglich.

Beantragung eines Formulars bei der Hotline

Wie kann ich ein Formular bei der Hotline beantragen?

Sollten Sie ein Formular auf ihrer Webseite benötigen, muss dieses bei der Hotline beantragt werden. Die Konfiguration kann dann selbständig im Backend durchgeführt werden. Folgende Einstellungen müssen jedoch durch einen Administrator der Hotline festgelegt werden:

  1. Wünschen Sie eine Benachrichtigung per E-Mail bei jeder Absendung des Formulars?
    • Bspw. "Ja" oder "Nein"
    • Abhängig vom Nutzungsszenario kann es sinnvoll sein, dass Sie per E-Mail über jede Formularausfüllung informiert werden, um bspw. kurzfristig auf Anfragen zu reagieren. Bei einem Anmeldungs-Szenario mit Deadline bietet sich hingegen die Nutzung der Excel-Export-Funktion an und auf eine E-Mail-Benachrichtigung kann verzichtet werden.
  2. Welcher Absendername und welche Absenderadresse soll für die Bestätigung per E-Mail an den Besucher bzw. "Ausfüller" des Formulars genutzt werden?
    • Bspw. "ConPract" und "registrierung@conpract.de"
    • Jeder Besucher, der ein Formular ausfüllt und absendet erhält eine Bestätigungsemail an die angegebene E-Mail-Adresse für die ein Absendername und eine Absendeadresse benötigt werden
  3. Sind Uploads durch die Formularnutzer erwünscht?
    • Bspw. "Ja" oder "Nein"
    • Falls das Formular Felder für den Dateiupload (z. B. für Bilder, Dokumente) beinhalten soll, muss ein geschützter Ordner angelegt werden, damit die hochgeladenen Dokumente geschützt sind. 

Kurzanleitung

Wie erstellt man das Plug-In für das Formular?

Bevor man das Formular erstellen kann. Muss man zuerst das Plug-In erstellen

  1. Dies macht man, indem man im Inhaltsbereich einen neuen Datensatz erstellt.
  2. Dafür geht man auf neuen Datensatz erstellen und dann auf den Reiter “Powermail”, dort wählt man dann den Datensatz Powermail aus.

  3. Wenn man dies gemacht hat, geht man auf diesen Datensatz drauf. Beim Reiter “Allgemein” kann man die Überschrift der Powermail eingeben.

    Nun geht es um die Einrichtung des Plug-Ins:

  4. Unter den Einstellungen kann man entweder ein schon bestehendes Powermail-Formular auswählen oder ein Neues erstellen, indem man unter der Formular-Übersicht auf das Plus drückt.
  5. Dann kann man für das Formular eine Bezeichnung anlegen und unter Seiten eine “neue Seite” erstellen.
  6. Unter dem Reiter „E-Mail an Empfänger“ kann angegeben werden, wer der Empfänger dieses Formulars ist und zu welcher Mail-Adresse das ausgefüllte Formular geschickt wird.
  7. Außerdem kann man noch den Betreff sowie den Inhalt angeben, welche die E-Mail haben soll.
  8. Unter dem Reiter „E-Mail an Besucher“ kann man nochmal genau die gleichen Angaben machen. Dies ist aber diesmal aus der Sicht des Absenders.
  9. Unter dem Reiter „Antwortseite“ kann man angeben, was bei dem Absender nach dem Abschicken des ausgefüllten Formulars als Text auf der Seite steht.

Wenn man die einzelnen Eingaben beim Plug-In erstellt hat, kann man den Datensatz speichern und dann schließen.

Bevor man das Formular erstellen kann. Muss man zuerst das Plug-In erstellen.

  • Dies macht man, indem man im Inhaltsbereich einen neuen Datensatz erstellt.
  • Dafür geht man auf neuen Datensatz erstellen und dann auf den Reiter “Powermail”, dort wählt man dann den Datensatz Powermail aus.

  • Wenn man dies gemacht hat, geht man auf diesen Datensatz drauf. Beim Reiter “Allgemein” kann man die Überschrift der Powermail eingeben.

    Nun geht es um die Einrichtung des Plug-Ins:

  • Unter den Einstellungen kann man entweder ein schon bestehendes Powermail-Formular auswählen oder ein Neues erstellen, indem man unter der Formular-Übersicht auf das Plus drückt.

  • Dann kann man für das Formular eine Bezeichnung anlegen und unter Seiten eine “neue Seite” erstellen.

    Einstellungen:

  • Unter dem Reiter „E-Mail an Empfänger“ kann angegeben werden, wer der Empfänger dieses Formulars ist und zu welcher Mail-Adresse das ausgefüllte Formular geschickt wird.

  • Außerdem kann man noch zusätzlich den Betreff sowie den Inhalt angeben.

    E-Mail an Empfänger:

  • Unter dem Reiter „E-Mail an Besucher“ kann man nochmal genau die gleichen Angaben machen. Dies ist aber diesmal aus der Sicht des Absenders.

    E-Mail an Besucher:

  • Unter dem Reiter „Antwortseite“ kann man angeben, was bei dem Absender nach dem Abschicken des ausgefüllten Formulars als Text auf der Seite steht.

    Antwortseite:

Wenn man die einzelnen Eingaben beim Plug-In erstellt hat, kann man den Datensatz speichern und dann schließen. Und somit hat man dann die Grundlage geschaffen, um Formulare erstellen zu können. Oben kann man mehrere Kategorien auswählen. In diesem Fall muss man dann die E-Mail-Auflistung auswählen und dort werden dann die einzelnen E-Mails aufgelistet, wo man dann nachvollziehen kann von welchen E-Mail-Adressen das Formular ausgefüllt wurde.

Kurzanleitung

Wie kann ich ein Formular anlegen?

Beim Erstellen eines neuen Datensatzes sieht man nun in der Kategorie Powermail eine Unterkategorie Formulare, wodurch man dann ein Formular erstellen kann. Dies ist in der Listenansicht möglich. 

  1. Auf diese drücken sie drauf und dann öffnet sich die Bearbeitungsmaske für ein Formular.
  2. Dann kann man einen detaillierten Namen angeben, damit man das Formular auch im Back-End wiederfinden kann.
  3. Danach kann man die erste Seite des Formulars erstellen. Auf den Formularseiten werden Eingabefelder angegeben, dies dient dazu, dass das Formular übersichtlicher ist

  4. Nach der Erstellung kann man noch den Typ auswählen, wie die Eingabe für dieses Feld auszusehen hat.

    Ein Beispiel dafür wäre ein einfaches Textfeld, wo der Input hereinkommt.

  5. Es lassen sich in einem Formular mehrere Seiten erstellen, indem man auf den Button “Seiten neu erstellen” drückt.
  6. Für jede Seite gibt man dann einen Betreff an und darunter dann die jeweiligen Kategorien, welche für diesen Begriff wichtig sind.
  7. Am Ende sollte man immer noch überprüfen, ob die Bestätigungen dass das Formular ausgefüllt ist, an die richtigen E-Mail-Adressen geschickt wurden.
  8. Dies kann man machen, indem man das Formular einmal selbst ausfüllt und kontrolliert, dass auch die Bestätigung an die angegebene E-Mail-Adresse geschickt wurde.

Ein Beispielformular ist in der Ausklappanleitung zu finden.

Bevor man das Formular anfertigen kann, wählt man sich ein neues Inhaltselement aus. In diesem Fall zieht man Powermail in den Bearbeitungsbereich der Seite. Unter dem Bereich Plug-in wählt man dann den Typ der Powermail aus. Unter den Erweiterungseinstellungen wäre es dann der Typ “Formula”. Nun kann man daneben in dem Reiter die Empfänger eintragen, welche die Mail bekommen sollen. Unter dem Reiter “E-Mail-Text” wird automatisch die Variable {powermail_all} mit angegeben, dadurch kann man das Feld dann leer lassen. Wenn man dies gemacht hat, kann man jetzt ein Formular erstellen. Beim Erstellen eines neuen Datensatzes sieht man nun in der Kategorie Powermail eine Unterkategorie Formulare, wodurch man dann ein Formular erstellen kann. Dies ist in der Listenansicht möglich. 

Auf diese drücken sie drauf und dann öffnet sich die Bearbeitungsmaske für ein Formular. 

 

  • Als Erstes sollte man immer einen detaillierten Namen angeben, damit man das Formular auch im Back-End wiederfinden kann.
  • Danach kann man die erste Seite des Formulars erstellen. Auf den Formularseiten werden Eingabefelder angegeben, dies dient dazu, dass das Formular übersichtlicher ist. Wenn man noch weitere benötigt kann man diese selbst erzeugen, indem man auf den Button “Felder erzeugen” drückt.
  • Wenn das Feld erstellt und die Bezeichnung auch gewählt wurde, kann man noch den Typ auswählen, wie die Eingabe für dieses Feld auszusehen hat. Ein Beispiel dafür wäre ein einfaches Textfeld, wo der Input hereinkommt.
  • Es lassen sich in einem Formular mehrere Seiten erstellen, indem man auf den Button “Seiten neu erstellen” drückt.
  • Für jede Seite gibt man dann einen Betreff an und darunter dann die jeweiligen Kategorien, welche für diesen Begriff wichtig sind. Dies wird gemacht damit das Formula verständlich ist und man somit leichter den Überblick behält.

Beispiel - Formula:

Seite: Persönliche Daten

Man nennt die Formularseite persönliche Daten, da jedes erstellte Feld unter diese Kategorie fällt.

Angabe des Vornamen:

 

Angabe des Nachnamen: 

Bei einem beliebigen Feld unter dem Reiter “Erweitert” kann man generell einen Hacken beim “Pflichtfeld” setzen, wodurch dieses Feld dann im Formular ausgefüllt werden muss, damit man das Formular überhaupt abschicken kann.

Exemplarisches Beispiel anhand des Feldes “Nachname”

Angabe der E-Mail: 

Bei der Mail lässt sich noch angeben, dass man dieses Feld überprüfen möchte und zwar, ob der angegebene Input auch wirklich eine Mail-Adresse ist.

Am Ende eines jeden Formulars sollte man ein Feld einfügen, womit man das Formular abschicken kann. Dabei wählt man dann den Typ “Abschicken Feld (Submit)” aus.

Exemplarisch könnte dieses Feld so aussehen:

Wenn man das Formular so weit erstellt hat, sollte man immer darauf achten, dass man dieses Formular einmal selber ausfüllt und dann testet, ob die Mails wie gewünscht ankommen. Wenn dies der Fall ist, wurde das Formular richtig erstellt.

Überprüfen des Formulars: 

Auf diese Ansicht kommt man, wenn man beim linken Seitenbaum auf das Powermail-Symbol geht

 

Problem

Das Formular lässt sich nicht abschicken

Sollten Sie das Formular auf einer anderen Seite wiederverwenden, als auf der auf der es angelegt wurde, kann es zu Fehlern bei der Prüfung der Formularfelder kommen. Bitte verzichten Sie auf eine Wiederverwendung und legen Sie das Formular direkt auf der richtigen Seite an. Die gespeicherten Anmeldungen müssen dabei nicht auf dieser Seite liegen, falls Sie diese an einer anderen Stelle ablegen wollen.

Problem

Warum sind die Spalten im Excel-Export durcheinander?

Die Spalten werden in der Reihenfolge angezeigt in der die Felder angelegt werden. Wird also bspw. ein Feld nachträglich angelegt und an den Anfang des Formulars verschoben, erscheint dieses im Excel-Export am Ende. Ein vergleichbares Verhalten tritt auch bei Feldern auf die keine Pflichtfelder sind. Auch diese können an verschiedenen Stellen im Export erscheinen.

Durch das Sortieren der Spalten in Excel können Sie den Export schnell an ihre Bedürfnisse anpassen.

Hinweis: Dieses Verhalten des Exports könnte durch eine feste Definition beseitigt werden. Dadurch wäre jedoch keine selbstständige Anpassung des Formulars mehr möglich und ein Großteil der Flexibilität ginge verloren.

Problem

Warum werden im Excel-Export zusätzliche Felder angezeigt?

Üblicherweise werden bei der Formular-Übermittlung zusätzliche Felder erzeugt, wie eine eindeutige ID und das Datum und die Uhrzeit. Nicht benötigte Felder können im exportierten Excel-Dokument gelöscht werden.

Eine eindeutige ID für jeden Formularbenutzer

Wie kann ich dem Benutzer eine Anmelde-Kennziffer zuweisen für Rückfragen o.ä.?

Feldtyp: Verstecktes Feld
Feldname: thismailid

Um dem Benutzer der ein Formular zuweist eine eindeutige ID zu geben, können Sie folgenden Funktion nutzen:

Legen Sie ein zusätzliches Feld in ihrem Formular an, dass vom Typ "verstecktes Feld" ist. Wichtig ist, dass Sie im Karteireiter "Erweitert" die Funktion "Eigenen Variablennamen vergeben" aktivieren und als Variablennamen "thismailid" nutzen. Am besten nutzen Sie noch die Funktion "Mit Wert vorbefüllen" und tragen dort ein "Bitte UID exportieren".

Beim Export nach Excel müssen Sie dann den "erweiterten Export" wählen und das Feld "uid" von der rechten Spalte in die linke verschieben, damit dieses mit exportiert wird.